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10 Tipps für eine Veranstaltung mit Live-Musik

Du bist dabei, deine erste Veranstaltung mit Live-Musik zu veranstalten.

Wie wählt man die richtigen Musiker für den gewählten Standort aus?

Ich denke dabei gerne daran, die Bühne mit Musikern zu dekorieren und den Raum mit Klang zu dekorieren. Die Instrumentierung muss innerhalb des gewählten Musikthemas funktionieren und genau an den Ort passen.

Können die Musiker alle auf die Bühne passen? Können sie leicht einladen, einrichten und ausführen? Wo werden Sie sie in Bezug auf die Hauptaktion der Veranstaltung platzieren, sei es eine Hochzeitsfeier, eine Firmenveranstaltung, eine Spendensammlung oder eine große, mitreißende Party?

Hier ist ein 10-Punkte-Litmustest, um festzustellen, welche Art von Gesangs- und Instrumentalkombinationen an dem von Ihnen gewählten Ort funktionieren:

Sind die Größe des Veranstaltungsortes und die Größe der Gästeliste sinnvoll?

Es könnte ein enger Druck sein, ein achtköpfiges Oktett in eine kleine Kapelle zu bekommen, die nur 30 Gäste fasst. Umgekehrt kann sich ein Solo-Gitarrist in einem Empfangssaal mit 300 Plätzen verirren, wenn er nicht auf einer gut beleuchteten Bühne steht.

Beachten Sie die Größe des Performance-Bereichs. Stellen Sie sicher, dass es sich auf ebenem Boden befindet und nicht auf Sand, nassem Gras oder einem Hang. Achten Sie auch darauf, dass es sich nicht in der Nähe einer Tankstelle befindet. Es sollte auch frei von Fußgängerverkehr sein. Gib den Musikern genügend Platz, um ihren Job zu erledigen und gesehen zu werden. Kannst du jetzt klar erkennen, wo sie platziert werden sollen und wie viele Bandmitglieder passen in den Raum?

(Faustregel: Jeder Musiker nimmt den Raum von etwa drei Personen ein, die bequem sitzen und einander gegenüber stehen.)

Können deine Musiker das Geschehen sehen?

Sicherlich wird Ihr Blechbläsertrio seine Anwesenheit bekannt geben, wenn es im Chorraum der Kirche oder Synagoge spielt. Aber können sie von dort aus die Braut eintreten sehen? Wie werden sie ihre Signale bekommen

Es ist unglaublich frustrierend für Musiker, in einem Bereich platziert zu werden, weil „sie dort hübsch aussehen werden“. Aber sie können die Tanzfläche nicht sehen, können die Braut nicht sehen, können den Zeremonienmeister nicht sehen und können nicht sehen, dass ihnen jemand wichtige Hinweise auf die Agenda der Veranstaltung gibt. Die Tanzband kann die Menge nicht lesen, kann die Action nicht am Laufen halten. Das bereitet sie auf das Scheitern und einen Blindgänger einer Party vor.

Können deine Musiker ihre Musik sehen?

Berücksichtigen Sie die Beleuchtung im Raum. Wenn Sie ein Rampenlicht für Ihre Musiker hinzufügen, können die Gäste sie sehen. Und die Musiker können sehen, was sie tun. Wenn die Veranstaltung im Freien stattfindet, platzieren Sie die Musiker so, dass sie nicht in die Sonne schauen. Musiker, die von der Sonne geblendet sind, müssen sich möglicherweise in eine andere Richtung drehen oder sich ganz in einen anderen Bereich begeben.

Ist Strom verfügbar?

Für eine umfangreiche Gästeliste müssen Ihre Musiker den Sound verstärken, damit jeder hören kann. Ebenso müssen sie, wenn es Klangverzerrungen wie Straßenlärm gibt, ihre Instrumente mischen. Überprüfen Sie, ob Strom verfügbar ist, und wenn ja, legen Sie fest, wo sich die Anschlüsse befinden. Sobald die Musiker eingestellt sind, benötigen sie diese Informationen, damit sie über die richtigen Verlängerungskabel verfügen oder vorzeitig wissen, dass sie sich auf eine batteriebetriebene Verstärkung verlassen müssen.

Können die Musiker leicht einladen?

Wenn die Musiker gezwungen sind, auf einer belebten Straße zu parken oder drei Blocks entfernt zu parken, dann kann es sein, dass Sie mit einem Zuschlag für ihre Aufbauzeit festsitzen. Es könnte eine gute Idee sein, die Vorauszahlung des Musikerparkplatzes oder der Parkgebühren für den Parkservice zu planen. Wenn Sie es nicht tun, dann können sie diese Kosten an Ihren Kunden weitergeben, plus ein bisschen mehr für seine Probleme.

Können die Musiker nach ihrer Ankunft auf dem Gelände leicht in den Veranstaltungsbereich gelangen?

Ein Schlagzeuger sagte mir einmal: „Du hast nicht gelebt, bis du drei Treppenstufen mit einem Schlagzeug steigen musstest.“ Überprüfen Sie, ob am Veranstaltungsort Dienstaufzüge zur Verfügung stehen, wenn sich die Bühne nicht in einem Raum im ersten Stock befindet. Sind behindertengerechte Zugangsrampen vorhanden, damit die Geräte eingefahren werden können? Einige Musiker werden nicht einmal zustimmen, aufzutreten, wenn sie ein Team von Sherpas engagieren müssten, um ihre Ausrüstung auf der langen Wanderung zum Performance-Bereich mitzunehmen. Andere dürfen dies nur gegen Aufpreis vereinbaren.

Denke daran: Wenn es den Musikern schwer fällt, auf die Veranstaltungsfläche zuzugreifen, ist es sicher, dass auch andere Dienstleister dies tun werden. Ihre zusätzlichen Gebühren für den Aufbau können sich vervielfachen und zu den Gesamtkosten der Veranstaltung beitragen. Wenn der Kunde also immer noch nach einem Ort sucht und mit einem strengen Budget arbeitet, sollten Sie nach Veranstaltungsorten suchen, die vom Parkplatz aus leicht zugänglich sind.

Gibt es einen Unterschlupf für deine Musiker?

Musiker können einen Zuschlag verlangen, wenn sie Marktschirme oder Zelte mieten müssen, um Schatten zu spenden. Oder wenn sie Raumheizungen und dergleichen mitbringen müssen, um sich warm zu halten. Sie können sich sogar weigern, überhaupt etwas zu leisten. Die meisten Musiker werden bei schlechtem Wetter nicht auftreten. Es sind keine Weicheier, wenn ein Sturm so aussieht, als würde er sich zusammenbrauen. Sie wollen nur nicht riskieren, teure Instrumente und elektrische Geräte zu zerstören.

Eine absolut wahre Tatsache: Sie werden sehr glückliche Musiker haben, die sich für Sie nach hinten beugen werden, wenn Sie ihnen den gleichen Komfort bieten wie Ihren wertvollen Kunden und deren Gästen.

Werden die Instrumente in Innenräumen gestimmt bleiben?

Es mag schön aussehen, das Streichquartett vor einem lodernden Kamin oder einem sonnigen Fenster spielen zu lassen. Aber die steigenden Temperaturen können ihre Stimmung deutlich beeinträchtigen. Klima- und Heizungslüfter, die direkt an Instrumenten blasen, können auch Stimmungsprobleme verursachen. Also denken Sie darüber nach, die Band oder das Ensemble in einem gemäßigten Teil des Raumes unterzubringen.

Die wichtigste zu berücksichtigende Frage: Was ist nicht erlaubt?

Erkundigen Sie sich bei einer Hochzeit mit dem Zelebranten oder dem Gotteshaus, welche Art von Musik nicht erlaubt oder erlaubt ist. Achten Sie darauf, dass es auch bei den Schallpegeln keine Einschränkungen oder Vorschriften gibt. Orte, die sich in Wohngebieten befinden, können Lärmverordnungen haben. Daher können Sie sich darauf beschränken, nur akustische Instrumente zu verwenden (z.B. nicht angeschlossene Instrumente).

Gibt es zusätzliche Einschränkungen bezüglich der Musik am Veranstaltungsort?
Stellen Sie diese letzte Frage, bevor Sie im Namen Ihrer Kunden endgültige Entscheidungen treffen.

Es geht um den gesunden Menschenverstand

Viele Kunden haben ein mentales Bild davon, was sie sich für ihre musikalische Unterhaltung wünschen, aber sie denken nicht darüber nach, was wirklich am Veranstaltungsort funktionieren wird. Was gut aussieht, klingt vielleicht nicht gut.

Es macht keinen Sinn, eine Harfe auf einer Sprungbrettplattform bei einer Poolparty oder in einem Baumhaus mit Blick auf eine Trauung im Hinterhof zu platzieren (ich erfinde das nicht: das sind echte Beispiele!) Die Instrumente sind so sensibel wie die Menschen, die sie spielen. Sie wollen nicht auf die Toilette eines Restaurants verwiesen werden, weil im Bankettsaal kein Platz für sie ist. (Ja, das ist ein weiteres echtes Beispiel.)

Die von mir beschriebenen widrigen Umstände sind nicht immer ein Problem. Zum Beispiel kann ein Dudelsackpfeifer an einem kalten Herbstmorgen über Hügel und Täler marschieren. Und wenn am Veranstaltungsort ein Klavier zur Verfügung steht, kann der Pianist einfach mit Noten in der Hand ankommen, so dass Ladezonen und einfacher Zugang unerheblich sind.

Es geht darum, ein wenig mehr Zeit damit zu verbringen, den Raum für die Darsteller zu untersuchen. Tun Sie so, als wären Sie der Darsteller der Veranstaltung, versetzen Sie sich in ihre Lage und bieten Sie ihnen den gleichen Komfort, den Sie den anwesenden Gästen bieten würden. Dann sind Sie genau richtig, um zu wissen, welche Instrumente Sie Ihren Kunden empfehlen können.