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Die 10 wichtigsten Punkte, die Sie bei der Veranstaltungsplanung beachten sollten

Die Planung eines Events kann ein gewaltiger Aufwand sein. Daher ist es wichtig, bereits in der Planungsphase eine strategische Checkliste zu entwickeln und die Details später zu verfeinern. Wie der Ausdruck schon sagt, möchten Sie Ihre „Enten in einer Reihe“ haben, bevor Sie mit den aktiven Vorbereitungen beginnen.

Ich habe eine Top-10-Liste der wichtigsten Punkte entwickelt, die man bei der Planung einer Veranstaltung beachten sollte. Diese Dinge werden dazu beitragen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie dabei auf Fallstricke stoßen, verringert wird.

Der Zweck Ihrer Veranstaltung

Warum veranstalten Sie eine Veranstaltung? Sie würden überrascht sein, wie viele Leute denken, dass ein Event eine wunderbare Idee ist. Aber wenn sie darauf gedrängt werden, was der Zweck des Events ist, oder sein Hauptziel, sind sie nicht in der Lage, sein Ziel klar zu formulieren. Sie möchten sicherstellen, dass es eine klare Mission und einen klaren geschäftlichen Grund gibt, eine Veranstaltung durchzuführen. Eine Feier für eine neue Einrichtung, eine Fundraising-Veranstaltung mit einem klaren finanziellen Ziel dahinter, eine neue Produkteinführung, die Sie mit Ihren Kunden teilen können – ohne ein definiertes Ziel, kann Ihre Veranstaltung eine kostspielige Anstrengung sein, ohne die Macht, Teilnehmer anzuziehen oder Ihre Mission voranzutreiben.Wen lädst du ein?

Abhängig von der Art der Veranstaltung, die Sie durchführen, und Ihrem Unternehmen, werden Sie sorgfältig überlegen müssen, wer zu Ihrer Veranstaltung eingeladen werden soll.
Ist das etwas, das die breite Öffentlichkeit genießen würde? Ist das nur für ausgewählte Mitglieder Ihrer Zielgruppe wie Geschäftskunden oder Spender geeignet? Die Definition Ihrer Zielgruppe speziell für Ihre Veranstaltung ist einer der Schlüssel zu einer guten Beteiligung.

Die Nachricht verbreiten

Heutzutage werden die Menschen gleichermaßen mit Social Media, E-Mail und Schneckenpost überschwemmt. Aber die Tatsache bleibt, dass die meisten Menschen berichten, dass sie es vorziehen, Mitteilungen per E-Mail zu erhalten. Haben Sie eine zuverlässige E-Mail-Datenbank, die Sie für Einladungen verwenden können? Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation oder ein kleines Unternehmen sind, haben Sie ein Konto bei einem Online-E-Mail-Dienstleister wie Constant Contact oder MailChimp eingerichtet, das es Ihnen ermöglicht, Massen-E-Mails zu versenden, ohne gegen CAN-SPAM-Gesetze zu verstoßen?

Wenn Ihre Veranstaltung allgemeinerer Natur ist und keine Einladungen erfordert, können Sie andere bewährte Optionen auswählen, um diese Botschaft zu verbreiten, wie z.B.:

  • Zeitungsanzeigen für Veranstaltungen, sowohl in gedruckter als auch in Online-Form.
  • Kalenderankündigungen, sowohl in gedruckter als auch in Online-Form.
  • Nachrichtenberatung, mit Follow-ups mit spezifischen Reportern, und
  • Poster, die an Unternehmen verteilt und auf den Schwarzen Brettern der Gemeinden angebracht werden.
  • Social Media Beiträge mit Veranstaltungsdetails, die im Laufe der Zeit geplant werden, um Interesse zu wecken.

Gesamtlogistik (von der Beschilderung und dem Parken bis zum Essen)

Diese können wie die kleinen Dinge erscheinen, aber sie können zu großen Problemen eskalieren, wenn sie nicht richtig behandelt werden. Verkehrsfluss und Parkplätze tragen alle zur Sicherheit Ihrer Teilnehmer bei. Klare Beschilderungen können dazu beitragen, dass jeder weiß, wohin er gehen muss.

Essen. Wirst du es servieren? Wie viel? Was für eine Art? Heiß? Kalt? Vorspeisen oder volle Mahlzeit? Die Antwort auf diese Frage wird oft von zwei Dingen bestimmt. Von der Anzahl der Personen, die Sie einladen, und Ihrem Budget. Catering-Lebensmittel können pro Person teuer sein. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihnen bei Ihrer Veranstaltung das Essen ausgeht. Andererseits verfügen die Caterer über die Ausrüstung und das Know-how, um Lebensmittel sicher zu handhaben und den Geschmack einer Menge zu befriedigen. Planen Sie immer für mehr als genug Essen. Aber es kann besser sein, mehr Snack-Lebensmittel als Vorspeisen zu nehmen, um sicherzustellen, dass Sie nicht auslaufen und innerhalb Ihres Budgets bleiben können.

Einbindung Ihrer Teilnehmer in Ihre Veranstaltung

Du hast deine Gäste, Essen, Schilder, Veranstaltungszwecke – aber was jetzt? Wie halten Sie Ihre Mitarbeiter an Ihrer Veranstaltung fest? Abhängig vom Ziel Ihrer Veranstaltung haben Sie viele Möglichkeiten. Hier sind ein paar davon:

Organisation eines hochkarätigen Sprechers

Dies kann eine bekannte Persönlichkeit, ein Regierungs- oder Gemeindeleiter oder ein „Cheerleader“ Ihrer Marke oder Organisation sein.
Bieten Sie Führungen durch Ihre Anlage an, wenn sie besondere Merkmale wie Kunst, Energieeffizienz oder Nachhaltigkeit aufweist.
Organisieren von Spielen für Kinder und Erwachsene
Ergänzende Online-Veranstaltungen über Social Media: Twitter-Chat, Instagram-Stream, Facebook-Wettbewerb

Werbegeschenke

Es ist eine gute Möglichkeit, sich bei den Teilnehmern Ihrer Veranstaltung für die Unterstützung bei Ihrer Veranstaltung zu bedanken, indem Sie ihnen eine Art Werbegeschenk geben. Abhängig von Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation können Sie möglicherweise ein bestehendes Produkt verschenken oder Sponsoren für Werbegeschenke suchen, damit Sie keine zusätzlichen Mittel für Werbeartikel zur einmaligen Verwendung ausgeben müssen. Aber lassen Sie sich nicht davon abhalten, die Kosten niedrig zu halten, Sie in die Irre zu führen. Was Sie verschenken, wirkt sich auf Ihr Unternehmen aus. (Es ist besser für aufgabenorientierte Unternehmen, nichts zu verschenken, als Werbeartikel zu verwenden, die im Widerspruch zu Ihren Werten und Prinzipien stehen.)

Seien Sie auf schwierige Fragen und die Medien vorbereitet (alias Public Relations 101).

Auf jeden Fall können Sie Fragen von Ihren Teilnehmern und sogar von den Medien erhalten, wenn sie auf Ihrer Veranstaltung erscheinen. Es ist am besten zu versuchen, vorherzusehen, was einige dieser Fragen sein könnten, und Antworten im Voraus vorzubereiten, damit Sie nicht überrascht werden. Denken Sie nicht nur an die warmen und unscharfen Fragen, über die die Leute vielleicht etwas wissen wollen. Sondern auch an die schwierigen Fragen. Dazu gehören in der Regel Themen wie Budgets und Finanzierung, warum bestimmte Personen zu Ihrer Veranstaltung eingeladen wurden oder nicht und die Geschichte Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation (und alle Unebenheiten oder Brühe, die es unterwegs beeinflusst haben).

Wenn die Medien an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, überlegen Sie immer, welche Geschichte Sie als Ergebnis Ihrer Veranstaltung sehen möchten und beantworten Sie die Fragen entsprechend. (Diese Checkliste geht davon aus, dass die Medienberichterstattung nicht der Hauptzweck Ihrer Veranstaltung ist. Newsworthy Events sind Gegenstand eines weiteren Blog-Posts.)

Personalbesetzung für die Veranstaltung

Jede Veranstaltung muss angemessen besetzt sein, daher ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Mitarbeiter für diesen Anlass an Bord haben. Erstellen Sie einen Zeitplan, mit dem sich jeder wohlfühlt und der das persönliche Leben Ihrer Teammitglieder berücksichtigt (insbesondere wenn Ihre Veranstaltung an einem Wochenende stattfindet). Der schlechteste Weg, um zu beginnen, ist, eine Veranstaltung mit unzufriedenen Mitarbeitern zu organisieren.

Dokumentieren Sie Ihre Veranstaltung

Eine Historie Ihrer Veranstaltungen zu führen, ist aus vielen Gründen gut. Die gemeinsame Nutzung Ihrer Veranstaltung über Ihre Website ist eine großartige Möglichkeit, die Interaktion mit der Community und eine andere Seite Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation darzustellen. Dies erfordert Fotos, bedeutet aber nicht unbedingt, dass ein professioneller Fotograf eingestellt werden muss. Wenn dein Budget es zulässt, großartig. Wenn nicht, sprich mit deinen Mitarbeitern und finde heraus, ob jemand Freude an der Fotografie als Hobby hat oder eine natürliche Neigung zu tollen Fotos hat. Fragen Sie diese Person, ob sie bereit wäre, einige Aufnahmen von der Veranstaltung zu machen.

Denken Sie nur daran, wenn Sie beabsichtigen, Fotos mit identifizierbaren Personen darin zu verwenden, müssen Sie Fotofreigaben erhalten. Auch die Erfassung von Zitaten von Teilnehmern ist eine weitere gute Möglichkeit, den Erfolg einer Veranstaltung zu dokumentieren. Diese Angebote können, wiederum mit Genehmigung, auf Ihrer Website und in zukünftigen Marketingmaterialien verwendet werden, falls zutreffend.

Nachbesprechung und Überprüfung

Führen Sie nach der Veranstaltung immer eine Nachbesprechung und Überprüfung mit Ihrem Team durch. Finden Sie heraus, was bei Ihrer Eventplanung funktioniert hat und was nicht, damit Sie sich für Ihre nächste Veranstaltung verbessern können!

Wenn Sie wissen wollen, wie Veranstaltungen in der Zukunft organisiert werden, sollten Sie diesen Artikel lesen.

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Wie Eventtechnik die Live-Musik verändert: Erkunden Sie die Zukunft

Musikalische Veranstaltungen und die damit einhergehende Musik werden sich und die Eventtechnik in den nächsten Jahren stark verändern. Der englische Sänger David Bowie sagte bereits in den 2000er Jahren, als der Verkauf des physischen Albums fast stabil war: „Die absolute Transformation von allem, was wir jemals über Musik dachten, wird innerhalb von 10 Jahren stattfinden. Und nichts wird in der Lage sein, es aufzuhalten.“ Bowie sah einfach nicht, dass der Einfluss des Labelsystems auf den Musikvertrieb schwand. Er dachte auch, dass das Eigentum weniger wichtig sei als die Verteilung. Er verglich es mit den Tagen, an denen der Musikkonsum mit verschiedenen Versorgungseinrichtungen wie Wasser und dergleichen erfolgen sollte.

In dieser Ära der Spitzentechnologie blieb die Zukunft des Musikgeschäfts weiterhin instabil. Heutzutage beeinflusst die fortschrittliche Eventtechnik die Veranstaltungsorte von Musikkonzerten. Ich habe technologische Reformen und ihre Auswirkungen auf die Live-Musik gesehen. Konzerte sind viel anders als das, was man in Musikvideos sieht. Von der Location und den Outfits über die Instrumente und Spezialeffekte bis hin zu den Instrumenten ist alles wichtig. Die Integration der KI in Konzerte veränderte die Erfahrung des Publikums wie jeden anderen. Betrachten wir ein paar Dinge, die im heutigen Szenario zählen.

Radiofrequenz-Identifikation

Bei Musikkonzerten sieht man oft Fans mit RFID-Armbändern oder so. Die Radio Frequency Identification (RFID) arbeitet mit einem Chip, der in einem Armband oder einer Vorrichtung installiert ist. Diese werden in Eingangsbereichen, VIP-Bereichen oder sogar in Food-Courts durch einfaches Scannen eingesetzt.

Heutzutage erfreuen sie sich großer Beliebtheit bei Musikkonzerten und anderen Festivals. Die Eventtechnik wird jedoch seit vielen Jahren eingesetzt.

Der Einsatz von RFID reduziert die lange Suche nach Ticketkontrolle und dergleichen. Die Teilnehmer können das Armband einfach am Scanner einstellen. Es kann problemlos mehr als 25 Personen pro Minute an jedem Eingang scannen. Daher ist RFID hier, um bei Konzerten die Leitungen problemlos zu schließen.

Darüber hinaus kann der Organisator mit Hilfe von RFID den Standort jedes einzelnen Fans leicht verfolgen. Daher ist es, als würde man klug werden, um Engpässe zu reduzieren und die Mitarbeiter zu platzieren.

Digitale Zahlungsmethoden in der Eventtechnik

Heutzutage können Konzertbesucher sorgenfrei bargeldlos reisen. Musikkonzerte bieten kontaktlose Zahlungsmöglichkeiten wie Google Pay und Apple Pay. Darüber hinaus ist die nächste Stufe die Bezahlung mit dem Armband, dem Badge oder der von der Kreditkarte unterstützten Smartphone-Anwendung.

Man kann den Barverkaufsservice mit Hilfe der digitalen Zahlung nutzen. Dieser Service kann den Fans helfen, Getränke oder Accessoires ganz einfach nur mit Hilfe ihrer Smartphones zu bestellen. Außerdem wird es nicht nötig sein, in der Schlange zu stehen, um offizielle Waren zu erhalten. Das ist nicht nur bequem, sondern steigert auch den Umsatz.

Eventtechnik im Ticketverkauf über Social Media und Apps

Jeder Fan möchte sich vorher über alle Details einer Show informieren. Und was kann bequemer sein als Social Media? Dadurch werden die Fans nicht nur über eine Show informiert, sondern es wird auch kostenlos Werbung gemacht. Es ist also eine Win-Win-Situation für beide Parteien.

Darüber hinaus bietet es einen reibungslosen Ablauf beim Ticketkauf und bei der Bereitstellung detaillierter Informationen. Mit Hilfe der Social Media Plattform wird auch das Bewusstsein für die Veranstaltung gestärkt. Der Verkauf von Tickets auf Social Media kann Fans mit mehreren Optionen zum Kauf von Tickets helfen. Das Verfahren ist nahtlos und einfach.

Datenanalyse zur Verwaltung eines Ereignisses

Kartenverkauf und Auftrittsentscheidung reichen in einem Konzert nicht aus. Ein angemessenes Management ist erforderlich. Und dazu gehört auch, alle Daten im Auge zu behalten, sei es beim Ticketverkauf oder bei der Nummerierung der Plätze.

Hier kommt die Datenanalyse ins Spiel. Sie können sich über alles aus dem Verkauf des Tickets sowie über die Demographie des Publikums informieren, um effizient zu werben.

Es kommt von RFID, Facebook Advertising Manager, Google Analytics, Marketing Pixels und Tracking Links der On-Site Limit des Verkaufs. Mehrere Veranstaltungsorte sind heute auf diese Art von Daten angewiesen, um die Leistung ihres Ticketverkaufs zu verbessern und die Bedürfnisse der Öffentlichkeit zu bewerben und vorherzusagen.

Um die Marketingstrategie zu verbessern, benötigen Organisatoren die Data Analytics-Technologie. Es kann helfen, das Marketing stärker zu machen. Data Analytics kann feststellen, wie viele Personen eine Anzeige angesehen haben.

Data Analytics kann Ihnen helfen, den Betrieb der Veranstaltungsorte zu optimieren. Außerdem kann es den Verkauf des Tickets nutzen, um festzustellen, wie viel Alkohol oder Lebensmittel man auf Lager haben muss oder wie viel Personal man benötigt, um zu planen.

Hatsune Miku: Sound aus der Zukunft

Stell dir vor, du bist auf einem Konzert und der Interpret ist kein Mensch. Nun, Sie werden vielleicht von Hatsune Miku hören, der holographischen japanischen Künstlerin, die vor allem für ihre ikonischen Frisuren bekannt ist, die fast den Boden erreichen. Hatsune Miku kann sowohl auf Chinesisch, Englisch und Taiwanesisch als auch auf Italienisch komponieren, mit einem süßen und lustigen Akzent. Tatsächlich wurde sie 2007 von CFM (Crypton Future Media), einer japanischen Technologieorganisation, offiziell als menschenähnliches Maskottchen für eine pragmatische Gesangssoftware gegründet.

Als Hiroyuki Itoh im 19. Jahrhundert Crypton Future Media gründete, konzentrierte er sich hauptsächlich darauf, den „Sound“ zu erzeugen, der mit dem Geschäft zusammenhängt. Sie führen virtuelle instrumentale Klangmaterialien sowie Software bei den Produzenten ein, entwickeln und vermarkten diese.

Im Jahr 2003 enthüllte YAMAHA VOCALOID, eine Software zur Erstellung menschlicher Stimmen. Itoh sagte: „Wir wussten, dass es eine solche Eventtechnik gibt, und fragten uns, ob wir damit etwas anfangen können. So erhielt Itoh die Lizenz von YAMAHA und produzierte 2004 die erste pragmatische Gesangssoftware MEIKO. Solche Technologien haben den Wert der Musik erheblich gesteigert.

Aerodrums

Aerodrum ist ein fortschrittliches Lufttrommelinstrument. Es ermöglicht den Musikern das Trommeln ohne die Hilfe eines Schlagzeuges. Es wurde speziell für den Musiker entwickelt, der vielseitig und ausdrucksstark sein möchte, während er die Schwierigkeiten von Lärm, Platz und Mobilität im Zusammenhang mit Elektronik oder normalen Drumsets löst. Aerodrums ist eine der idealen Lösungen für die Trommler, die zu Hause oder überall Trommeln spielen.

Eventtechnik im Ganzen

Hier habe ich einige Punkte besprochen, wie die Eventtechnik die Live-Musik verändert. Ich habe gesehen, wie die Technologie allmählich jeden Aspekt des menschlichen Lebens übernommen hat. Diese Ausbreitung von Musik und Eventtechnik wird uns auch weiterhin Dinge schenken, die wir uns nie vorgestellt hätten. Also, lasst uns den Wandel annehmen und das Wunder erleben.

Sie brauchen Veranstaltungstechnik für ein Firmenevent? Folgen Sie diesem Leitfaden für einen gelingenden Verlauf.

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Was ist bei der Auswahl von Musik für Firmenveranstaltungen zu beachten?

Musik ist ein integraler Bestandteil unseres Lebens. Neue Technologien ermöglichen es uns, jederzeit und überall Lieblingsrhythmen zu genießen. Und große Preisschauen wie die Grammy’s beherrschen die Kunst, Musik brillant darzustellen. Wie können Sie dem Beispiel folgen und sicherstellen, dass die „Klänge“ Ihrer Firmenveranstaltung einen bleibenden Eindruck hinterlassen?

Die gute Nachricht: Es ist nicht so komplex, wie man denkt. Es geht darum, Musik zu einem wesentlichen Bestandteil des gesamten Planungsprozesses zu machen – vom ersten Brainstorming-Meeting an. Warum? Je mehr „in Einklang“ Ihre musikalische Unterhaltung mit dem Rest der Veranstaltung ist, desto besser. Die Übergabe eines CD-Sets oder Ihres MP3-Players an den A/V-Vertreter vor Ort ist einfach nicht ausreichend.

Hier sind einige der wichtigsten Punkte, die bei der Planung berücksichtigt werden sollten. Überlegen Sie, welche Kriterien für Ihre Veranstaltung am wichtigsten sind, um sie zu einem vollwertigen Erfolg zu machen.

Stellen Sie kritische Überlegungen bei der Auswahl der Musik an

Berücksichtigen Sie die Art des Ereignisses und die Formalitätsstufe, bevor Sie Musik auswählen.

Verschiedene Musikrichtungen haben oft unterschiedliche Assoziationen. Klassische Klaviermusik ist oft eine natürliche Ergänzung zu einem formalen VIP-Dinner. Wählen Sie das Musikgenre, das zu Ihrem Eventstil passt. Achte auch auf die Tageszeit, zu der deine Veranstaltung stattfindet. Sie können für ein Geschäftsessen eine leichtere Hintergrundmusik wählen als für einen formellen Abendempfang. Bei dem könnte klassische Musik angebracht sein.

Demografie und die jeweiligen Vorlieben und Abneigungen des Publikums beeinflussen Ihre Musik

Wenn Sie über Unterhaltung für Ihre Firmenveranstaltung nachdenken, ist es wichtig, Ihr Publikum an die erste Stelle zu setzen. Musik muss gut zu den Teilnehmern passen, nicht unbedingt zu den Führungskräften. Berücksichtigen Sie den kulturellen und geografischen Hintergrund Ihres Publikums sowie Alters- und Geschlechtspräferenzen. Gehen Sie noch einen Schritt weiter, damit sich Ihr Publikum wie zu Hause fühlt. Arbeiten Sie mit dem DJ, dem/den Musiker(n) oder der/den Band(en) Ihrer Wahl zusammen, um eine individuelle Playlist zusammenzustellen. Betrachten Sie eine Mischung aus Genres oder musikalischen Perioden. Je besser die Anpassung an die Präferenzen Ihres Publikums, desto größer der Erfolg!

Die Agenda Ihrer Veranstaltung sollte sich auf Ihre Musikauswahl auswirken

Unterschiedliche Ziele können mit unterschiedlichen Musikrichtungen erreicht werden. Bestimmen Sie daher vor der Auswahl des Genres, welchen Zweck die Musik bei Ihrer Firmenveranstaltung erfüllen soll. Sie können erwägen, die Musikstile für die verschiedenen Phasen Ihrer Veranstaltung zu wechseln. Eine Harfenistin während des Begrüßungscocktails, eine Jazzband während des Networking-Teils des Abends und ein DJ, der Tanzmelodien für Feierlichkeiten nach der Stunde dreht. Passen Sie die Lautstärke der Musik auch an die verschiedenen Bühnen oder Ihre Veranstaltung an. Niedrige Hintergrundmusik, damit Ihre Gäste während des Abendessens kommunizieren können, im Gegensatz zu lauterem Ton in den informelleren Teilen des Abends.

Überlegen Sie, ob Ihre Veranstaltung Live- oder Aufnahmemusik benötigt

Live-Musik – da wir sie buchstäblich „fühlen“ können – hat auf uns eine andere Wirkung als Tonträger. Natürlich gibt es auch einige Einschränkungen. Der Ton sollte kristallklar sein, also stellen Sie sicher, dass der Standort und die A/V-Anlage dies ermöglichen. Es gibt nichts Schlimmeres, als Live-Tunes, die von Plüschteppichen „verschluckt“ werden, oder einen Mangel an Lautsprechern. Sicherlich ist ein Budget ein Problem bei der Abwägung Ihrer Möglichkeiten der musikalischen Unterhaltung. Aber mit Abonnements von Musikbibliotheken und einer gut durchdachten Auswahl an Wiedergabelisten muss Unterhaltung nicht mehr die Bank brechen!

Überlegen Sie, wie sich der Standort Ihrer Veranstaltung auf das Musikerlebnis auswirken könnte

Musik muss auch zur Location Ihrer Firmenveranstaltung passen – in Größe und Ambiente ebenso wie in Bezug auf die technischen Möglichkeiten. Stellen Sie sicher, dass die Umgebung zum Genre und zur Präsentation der Musik, zu der Sie sich neigen, passt. Ein Jazz-Saxophonist mag in einem riesigen Konferenzsaal verloren erscheinen. Aber er passt perfekt zu einem intimen Abendessen in einem Weingut für Ihre besten Kunden. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Veranstaltungslocation eine brillante Klangqualität ermöglicht und die gesamte technische Ausstattung nach Bedarf eingerichtet werden kann. Es gibt nichts Schlimmeres, als bei der Einrichtung von Veranstaltungen herauszufinden, dass die Band nicht über genügend Anschlüsse verfügt, um ihre Geräte mit Strom zu versorgen, oder dass die Akustik nicht den Anforderungen entspricht.

Verlassen Sie sich bei der Auswahl Ihrer perfekten Passform wie immer nicht nur auf Referenzen, sondern schauen Sie sich auch potenzielle Mitbewerber in Aktion an. Sobald Sie ein Gefühl für die Darsteller bekommen, ist es eine leichte Aufgabe zu bestimmen, welche Ihnen helfen wird, Ihre Firmenveranstaltung über den Erwartungen zu liegen. Kommunikation und Vorbereitung ist der Schlüssel: Gehen Sie jedes Detail im Voraus durch, verlassen Sie sich auf die Expertise Ihres Künstlers und bestehen Sie auf eine Probe, um sich und Ihre Mitwirkenden zu entspannen.

Mehr Tipps zu Live-Veranstaltungen finden Sie hier.

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10 Tipps für eine Veranstaltung mit Live-Musik

Du bist dabei, deine erste Veranstaltung mit Live-Musik zu veranstalten.

Wie wählt man die richtigen Musiker für den gewählten Standort aus?

Ich denke dabei gerne daran, die Bühne mit Musikern zu dekorieren und den Raum mit Klang zu dekorieren. Die Instrumentierung muss innerhalb des gewählten Musikthemas funktionieren und genau an den Ort passen.

Können die Musiker alle auf die Bühne passen? Können sie leicht einladen, einrichten und ausführen? Wo werden Sie sie in Bezug auf die Hauptaktion der Veranstaltung platzieren, sei es eine Hochzeitsfeier, eine Firmenveranstaltung, eine Spendensammlung oder eine große, mitreißende Party?

Hier ist ein 10-Punkte-Litmustest, um festzustellen, welche Art von Gesangs- und Instrumentalkombinationen an dem von Ihnen gewählten Ort funktionieren:

Sind die Größe des Veranstaltungsortes und die Größe der Gästeliste sinnvoll?

Es könnte ein enger Druck sein, ein achtköpfiges Oktett in eine kleine Kapelle zu bekommen, die nur 30 Gäste fasst. Umgekehrt kann sich ein Solo-Gitarrist in einem Empfangssaal mit 300 Plätzen verirren, wenn er nicht auf einer gut beleuchteten Bühne steht.

Beachten Sie die Größe des Performance-Bereichs. Stellen Sie sicher, dass es sich auf ebenem Boden befindet und nicht auf Sand, nassem Gras oder einem Hang. Achten Sie auch darauf, dass es sich nicht in der Nähe einer Tankstelle befindet. Es sollte auch frei von Fußgängerverkehr sein. Gib den Musikern genügend Platz, um ihren Job zu erledigen und gesehen zu werden. Kannst du jetzt klar erkennen, wo sie platziert werden sollen und wie viele Bandmitglieder passen in den Raum?

(Faustregel: Jeder Musiker nimmt den Raum von etwa drei Personen ein, die bequem sitzen und einander gegenüber stehen.)

Können deine Musiker das Geschehen sehen?

Sicherlich wird Ihr Blechbläsertrio seine Anwesenheit bekannt geben, wenn es im Chorraum der Kirche oder Synagoge spielt. Aber können sie von dort aus die Braut eintreten sehen? Wie werden sie ihre Signale bekommen

Es ist unglaublich frustrierend für Musiker, in einem Bereich platziert zu werden, weil „sie dort hübsch aussehen werden“. Aber sie können die Tanzfläche nicht sehen, können die Braut nicht sehen, können den Zeremonienmeister nicht sehen und können nicht sehen, dass ihnen jemand wichtige Hinweise auf die Agenda der Veranstaltung gibt. Die Tanzband kann die Menge nicht lesen, kann die Action nicht am Laufen halten. Das bereitet sie auf das Scheitern und einen Blindgänger einer Party vor.

Können deine Musiker ihre Musik sehen?

Berücksichtigen Sie die Beleuchtung im Raum. Wenn Sie ein Rampenlicht für Ihre Musiker hinzufügen, können die Gäste sie sehen. Und die Musiker können sehen, was sie tun. Wenn die Veranstaltung im Freien stattfindet, platzieren Sie die Musiker so, dass sie nicht in die Sonne schauen. Musiker, die von der Sonne geblendet sind, müssen sich möglicherweise in eine andere Richtung drehen oder sich ganz in einen anderen Bereich begeben.

Ist Strom verfügbar?

Für eine umfangreiche Gästeliste müssen Ihre Musiker den Sound verstärken, damit jeder hören kann. Ebenso müssen sie, wenn es Klangverzerrungen wie Straßenlärm gibt, ihre Instrumente mischen. Überprüfen Sie, ob Strom verfügbar ist, und wenn ja, legen Sie fest, wo sich die Anschlüsse befinden. Sobald die Musiker eingestellt sind, benötigen sie diese Informationen, damit sie über die richtigen Verlängerungskabel verfügen oder vorzeitig wissen, dass sie sich auf eine batteriebetriebene Verstärkung verlassen müssen.

Können die Musiker leicht einladen?

Wenn die Musiker gezwungen sind, auf einer belebten Straße zu parken oder drei Blocks entfernt zu parken, dann kann es sein, dass Sie mit einem Zuschlag für ihre Aufbauzeit festsitzen. Es könnte eine gute Idee sein, die Vorauszahlung des Musikerparkplatzes oder der Parkgebühren für den Parkservice zu planen. Wenn Sie es nicht tun, dann können sie diese Kosten an Ihren Kunden weitergeben, plus ein bisschen mehr für seine Probleme.

Können die Musiker nach ihrer Ankunft auf dem Gelände leicht in den Veranstaltungsbereich gelangen?

Ein Schlagzeuger sagte mir einmal: „Du hast nicht gelebt, bis du drei Treppenstufen mit einem Schlagzeug steigen musstest.“ Überprüfen Sie, ob am Veranstaltungsort Dienstaufzüge zur Verfügung stehen, wenn sich die Bühne nicht in einem Raum im ersten Stock befindet. Sind behindertengerechte Zugangsrampen vorhanden, damit die Geräte eingefahren werden können? Einige Musiker werden nicht einmal zustimmen, aufzutreten, wenn sie ein Team von Sherpas engagieren müssten, um ihre Ausrüstung auf der langen Wanderung zum Performance-Bereich mitzunehmen. Andere dürfen dies nur gegen Aufpreis vereinbaren.

Denke daran: Wenn es den Musikern schwer fällt, auf die Veranstaltungsfläche zuzugreifen, ist es sicher, dass auch andere Dienstleister dies tun werden. Ihre zusätzlichen Gebühren für den Aufbau können sich vervielfachen und zu den Gesamtkosten der Veranstaltung beitragen. Wenn der Kunde also immer noch nach einem Ort sucht und mit einem strengen Budget arbeitet, sollten Sie nach Veranstaltungsorten suchen, die vom Parkplatz aus leicht zugänglich sind.

Gibt es einen Unterschlupf für deine Musiker?

Musiker können einen Zuschlag verlangen, wenn sie Marktschirme oder Zelte mieten müssen, um Schatten zu spenden. Oder wenn sie Raumheizungen und dergleichen mitbringen müssen, um sich warm zu halten. Sie können sich sogar weigern, überhaupt etwas zu leisten. Die meisten Musiker werden bei schlechtem Wetter nicht auftreten. Es sind keine Weicheier, wenn ein Sturm so aussieht, als würde er sich zusammenbrauen. Sie wollen nur nicht riskieren, teure Instrumente und elektrische Geräte zu zerstören.

Eine absolut wahre Tatsache: Sie werden sehr glückliche Musiker haben, die sich für Sie nach hinten beugen werden, wenn Sie ihnen den gleichen Komfort bieten wie Ihren wertvollen Kunden und deren Gästen.

Werden die Instrumente in Innenräumen gestimmt bleiben?

Es mag schön aussehen, das Streichquartett vor einem lodernden Kamin oder einem sonnigen Fenster spielen zu lassen. Aber die steigenden Temperaturen können ihre Stimmung deutlich beeinträchtigen. Klima- und Heizungslüfter, die direkt an Instrumenten blasen, können auch Stimmungsprobleme verursachen. Also denken Sie darüber nach, die Band oder das Ensemble in einem gemäßigten Teil des Raumes unterzubringen.

Die wichtigste zu berücksichtigende Frage: Was ist nicht erlaubt?

Erkundigen Sie sich bei einer Hochzeit mit dem Zelebranten oder dem Gotteshaus, welche Art von Musik nicht erlaubt oder erlaubt ist. Achten Sie darauf, dass es auch bei den Schallpegeln keine Einschränkungen oder Vorschriften gibt. Orte, die sich in Wohngebieten befinden, können Lärmverordnungen haben. Daher können Sie sich darauf beschränken, nur akustische Instrumente zu verwenden (z.B. nicht angeschlossene Instrumente).

Gibt es zusätzliche Einschränkungen bezüglich der Musik am Veranstaltungsort?
Stellen Sie diese letzte Frage, bevor Sie im Namen Ihrer Kunden endgültige Entscheidungen treffen.

Es geht um den gesunden Menschenverstand

Viele Kunden haben ein mentales Bild davon, was sie sich für ihre musikalische Unterhaltung wünschen, aber sie denken nicht darüber nach, was wirklich am Veranstaltungsort funktionieren wird. Was gut aussieht, klingt vielleicht nicht gut.

Es macht keinen Sinn, eine Harfe auf einer Sprungbrettplattform bei einer Poolparty oder in einem Baumhaus mit Blick auf eine Trauung im Hinterhof zu platzieren (ich erfinde das nicht: das sind echte Beispiele!) Die Instrumente sind so sensibel wie die Menschen, die sie spielen. Sie wollen nicht auf die Toilette eines Restaurants verwiesen werden, weil im Bankettsaal kein Platz für sie ist. (Ja, das ist ein weiteres echtes Beispiel.)

Die von mir beschriebenen widrigen Umstände sind nicht immer ein Problem. Zum Beispiel kann ein Dudelsackpfeifer an einem kalten Herbstmorgen über Hügel und Täler marschieren. Und wenn am Veranstaltungsort ein Klavier zur Verfügung steht, kann der Pianist einfach mit Noten in der Hand ankommen, so dass Ladezonen und einfacher Zugang unerheblich sind.

Es geht darum, ein wenig mehr Zeit damit zu verbringen, den Raum für die Darsteller zu untersuchen. Tun Sie so, als wären Sie der Darsteller der Veranstaltung, versetzen Sie sich in ihre Lage und bieten Sie ihnen den gleichen Komfort, den Sie den anwesenden Gästen bieten würden. Dann sind Sie genau richtig, um zu wissen, welche Instrumente Sie Ihren Kunden empfehlen können.