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Die 10 wichtigsten Punkte, die Sie bei der Veranstaltungsplanung beachten sollten

Die Planung eines Events kann ein gewaltiger Aufwand sein. Daher ist es wichtig, bereits in der Planungsphase eine strategische Checkliste zu entwickeln und die Details später zu verfeinern. Wie der Ausdruck schon sagt, möchten Sie Ihre „Enten in einer Reihe“ haben, bevor Sie mit den aktiven Vorbereitungen beginnen.

Ich habe eine Top-10-Liste der wichtigsten Punkte entwickelt, die man bei der Planung einer Veranstaltung beachten sollte. Diese Dinge werden dazu beitragen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie dabei auf Fallstricke stoßen, verringert wird.

Der Zweck Ihrer Veranstaltung

Warum veranstalten Sie eine Veranstaltung? Sie würden überrascht sein, wie viele Leute denken, dass ein Event eine wunderbare Idee ist. Aber wenn sie darauf gedrängt werden, was der Zweck des Events ist, oder sein Hauptziel, sind sie nicht in der Lage, sein Ziel klar zu formulieren. Sie möchten sicherstellen, dass es eine klare Mission und einen klaren geschäftlichen Grund gibt, eine Veranstaltung durchzuführen. Eine Feier für eine neue Einrichtung, eine Fundraising-Veranstaltung mit einem klaren finanziellen Ziel dahinter, eine neue Produkteinführung, die Sie mit Ihren Kunden teilen können – ohne ein definiertes Ziel, kann Ihre Veranstaltung eine kostspielige Anstrengung sein, ohne die Macht, Teilnehmer anzuziehen oder Ihre Mission voranzutreiben.Wen lädst du ein?

Abhängig von der Art der Veranstaltung, die Sie durchführen, und Ihrem Unternehmen, werden Sie sorgfältig überlegen müssen, wer zu Ihrer Veranstaltung eingeladen werden soll.
Ist das etwas, das die breite Öffentlichkeit genießen würde? Ist das nur für ausgewählte Mitglieder Ihrer Zielgruppe wie Geschäftskunden oder Spender geeignet? Die Definition Ihrer Zielgruppe speziell für Ihre Veranstaltung ist einer der Schlüssel zu einer guten Beteiligung.

Die Nachricht verbreiten

Heutzutage werden die Menschen gleichermaßen mit Social Media, E-Mail und Schneckenpost überschwemmt. Aber die Tatsache bleibt, dass die meisten Menschen berichten, dass sie es vorziehen, Mitteilungen per E-Mail zu erhalten. Haben Sie eine zuverlässige E-Mail-Datenbank, die Sie für Einladungen verwenden können? Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation oder ein kleines Unternehmen sind, haben Sie ein Konto bei einem Online-E-Mail-Dienstleister wie Constant Contact oder MailChimp eingerichtet, das es Ihnen ermöglicht, Massen-E-Mails zu versenden, ohne gegen CAN-SPAM-Gesetze zu verstoßen?

Wenn Ihre Veranstaltung allgemeinerer Natur ist und keine Einladungen erfordert, können Sie andere bewährte Optionen auswählen, um diese Botschaft zu verbreiten, wie z.B.:

  • Zeitungsanzeigen für Veranstaltungen, sowohl in gedruckter als auch in Online-Form.
  • Kalenderankündigungen, sowohl in gedruckter als auch in Online-Form.
  • Nachrichtenberatung, mit Follow-ups mit spezifischen Reportern, und
  • Poster, die an Unternehmen verteilt und auf den Schwarzen Brettern der Gemeinden angebracht werden.
  • Social Media Beiträge mit Veranstaltungsdetails, die im Laufe der Zeit geplant werden, um Interesse zu wecken.

Gesamtlogistik (von der Beschilderung und dem Parken bis zum Essen)

Diese können wie die kleinen Dinge erscheinen, aber sie können zu großen Problemen eskalieren, wenn sie nicht richtig behandelt werden. Verkehrsfluss und Parkplätze tragen alle zur Sicherheit Ihrer Teilnehmer bei. Klare Beschilderungen können dazu beitragen, dass jeder weiß, wohin er gehen muss.

Essen. Wirst du es servieren? Wie viel? Was für eine Art? Heiß? Kalt? Vorspeisen oder volle Mahlzeit? Die Antwort auf diese Frage wird oft von zwei Dingen bestimmt. Von der Anzahl der Personen, die Sie einladen, und Ihrem Budget. Catering-Lebensmittel können pro Person teuer sein. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihnen bei Ihrer Veranstaltung das Essen ausgeht. Andererseits verfügen die Caterer über die Ausrüstung und das Know-how, um Lebensmittel sicher zu handhaben und den Geschmack einer Menge zu befriedigen. Planen Sie immer für mehr als genug Essen. Aber es kann besser sein, mehr Snack-Lebensmittel als Vorspeisen zu nehmen, um sicherzustellen, dass Sie nicht auslaufen und innerhalb Ihres Budgets bleiben können.

Einbindung Ihrer Teilnehmer in Ihre Veranstaltung

Du hast deine Gäste, Essen, Schilder, Veranstaltungszwecke – aber was jetzt? Wie halten Sie Ihre Mitarbeiter an Ihrer Veranstaltung fest? Abhängig vom Ziel Ihrer Veranstaltung haben Sie viele Möglichkeiten. Hier sind ein paar davon:

Organisation eines hochkarätigen Sprechers

Dies kann eine bekannte Persönlichkeit, ein Regierungs- oder Gemeindeleiter oder ein „Cheerleader“ Ihrer Marke oder Organisation sein.
Bieten Sie Führungen durch Ihre Anlage an, wenn sie besondere Merkmale wie Kunst, Energieeffizienz oder Nachhaltigkeit aufweist.
Organisieren von Spielen für Kinder und Erwachsene
Ergänzende Online-Veranstaltungen über Social Media: Twitter-Chat, Instagram-Stream, Facebook-Wettbewerb

Werbegeschenke

Es ist eine gute Möglichkeit, sich bei den Teilnehmern Ihrer Veranstaltung für die Unterstützung bei Ihrer Veranstaltung zu bedanken, indem Sie ihnen eine Art Werbegeschenk geben. Abhängig von Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation können Sie möglicherweise ein bestehendes Produkt verschenken oder Sponsoren für Werbegeschenke suchen, damit Sie keine zusätzlichen Mittel für Werbeartikel zur einmaligen Verwendung ausgeben müssen. Aber lassen Sie sich nicht davon abhalten, die Kosten niedrig zu halten, Sie in die Irre zu führen. Was Sie verschenken, wirkt sich auf Ihr Unternehmen aus. (Es ist besser für aufgabenorientierte Unternehmen, nichts zu verschenken, als Werbeartikel zu verwenden, die im Widerspruch zu Ihren Werten und Prinzipien stehen.)

Seien Sie auf schwierige Fragen und die Medien vorbereitet (alias Public Relations 101).

Auf jeden Fall können Sie Fragen von Ihren Teilnehmern und sogar von den Medien erhalten, wenn sie auf Ihrer Veranstaltung erscheinen. Es ist am besten zu versuchen, vorherzusehen, was einige dieser Fragen sein könnten, und Antworten im Voraus vorzubereiten, damit Sie nicht überrascht werden. Denken Sie nicht nur an die warmen und unscharfen Fragen, über die die Leute vielleicht etwas wissen wollen. Sondern auch an die schwierigen Fragen. Dazu gehören in der Regel Themen wie Budgets und Finanzierung, warum bestimmte Personen zu Ihrer Veranstaltung eingeladen wurden oder nicht und die Geschichte Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation (und alle Unebenheiten oder Brühe, die es unterwegs beeinflusst haben).

Wenn die Medien an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, überlegen Sie immer, welche Geschichte Sie als Ergebnis Ihrer Veranstaltung sehen möchten und beantworten Sie die Fragen entsprechend. (Diese Checkliste geht davon aus, dass die Medienberichterstattung nicht der Hauptzweck Ihrer Veranstaltung ist. Newsworthy Events sind Gegenstand eines weiteren Blog-Posts.)

Personalbesetzung für die Veranstaltung

Jede Veranstaltung muss angemessen besetzt sein, daher ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Mitarbeiter für diesen Anlass an Bord haben. Erstellen Sie einen Zeitplan, mit dem sich jeder wohlfühlt und der das persönliche Leben Ihrer Teammitglieder berücksichtigt (insbesondere wenn Ihre Veranstaltung an einem Wochenende stattfindet). Der schlechteste Weg, um zu beginnen, ist, eine Veranstaltung mit unzufriedenen Mitarbeitern zu organisieren.

Dokumentieren Sie Ihre Veranstaltung

Eine Historie Ihrer Veranstaltungen zu führen, ist aus vielen Gründen gut. Die gemeinsame Nutzung Ihrer Veranstaltung über Ihre Website ist eine großartige Möglichkeit, die Interaktion mit der Community und eine andere Seite Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation darzustellen. Dies erfordert Fotos, bedeutet aber nicht unbedingt, dass ein professioneller Fotograf eingestellt werden muss. Wenn dein Budget es zulässt, großartig. Wenn nicht, sprich mit deinen Mitarbeitern und finde heraus, ob jemand Freude an der Fotografie als Hobby hat oder eine natürliche Neigung zu tollen Fotos hat. Fragen Sie diese Person, ob sie bereit wäre, einige Aufnahmen von der Veranstaltung zu machen.

Denken Sie nur daran, wenn Sie beabsichtigen, Fotos mit identifizierbaren Personen darin zu verwenden, müssen Sie Fotofreigaben erhalten. Auch die Erfassung von Zitaten von Teilnehmern ist eine weitere gute Möglichkeit, den Erfolg einer Veranstaltung zu dokumentieren. Diese Angebote können, wiederum mit Genehmigung, auf Ihrer Website und in zukünftigen Marketingmaterialien verwendet werden, falls zutreffend.

Nachbesprechung und Überprüfung

Führen Sie nach der Veranstaltung immer eine Nachbesprechung und Überprüfung mit Ihrem Team durch. Finden Sie heraus, was bei Ihrer Eventplanung funktioniert hat und was nicht, damit Sie sich für Ihre nächste Veranstaltung verbessern können!

Wenn Sie wissen wollen, wie Veranstaltungen in der Zukunft organisiert werden, sollten Sie diesen Artikel lesen.

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